5 conseils comptabilité que toutes les petites entreprises devraient connaître

La plupart des propriétaires de petites entreprises ne sont pas des comptables de métier. Mais que leur formation soit dans le développement de produits, les RH, la gestion ou autre chose, ils doivent apprendre les rouages de la comptabilité. La bonne nouvelle est que la comptabilité des petites entreprises est relativement simple. Les entreprises qui opèrent dans un seul État et qui ont une structure commerciale simple ont trois priorités comptables :

  • S’assurer que leurs revenus dépassent les dépenses
  • Gardez leurs livres propres
  • Payer leurs impôts

Pourtant, la comptabilité des petites entreprises peut être délicate pour les dirigeants sans aucune formation financière.

Gardez les comptes professionnels et personnels séparés

L’une des erreurs comptables les plus compliquées que les dirigeants de petites entreprises puissent commettre est de mélanger leurs fonds professionnels et personnels. Bien que de nombreux entrepreneurs contribuent à leur propre argent de démarrage, les revenus et les dépenses de l’entreprise doivent être séparés des revenus personnels.

La meilleure solution est de démarrer avec une structure d’entreprise solide. Procurez-vous une carte de crédit professionnelle pour les dépenses que vous ne pouvez pas ou ne voulez pas payer comptant, et ouvrez un compte d’épargne d’entreprise comme un jour de pluie ou un fonds d’investissement. Suivez toute utilisation professionnelle de vos objets personnels.

Classer correctement les travailleurs

Lorsque vient le temps de constituer une équipe, vous avez deux choix : les employés et les sous-traitants. L’IRS considère que les employés sont ceux sur lesquels vous avez une autorité comportementale et un contrôle financier, ainsi qu’une relation d’affaires à long terme avec. Les entrepreneurs, quant à eux, sont des personnes qui travaillent pour votre entreprise sur une base de projet et conservent le contrôle de leurs propres calendriers et décisions commerciales.

Les sanctions en cas de classification erronée des travailleurs sont lourdes. En plus des 50 £ pour chaque formulaire W-2 que l’employeur d’entrepreneurs mal classés doit payer, l’employeur paie des frais de 1,5% du salaire et 40% des taxes qu’il n’a pas retenu de l’employé. L’employeur doit également payer 100 % des impôts qu’il aurait payés par employé. Si l’IRS estime que la classification erronée était intentionnelle, l’employeur pourrait être condamné à une amende pouvant aller jusqu’à 1 000 £ par travailleur ou emprisonné pendant un an.

Calculez le coût total de la main-d’œuvre avant d’embaucher

Si vous décidez d’embaucher des employés, sachez que vous devrez payer plus que leur salaire. Au moins une fois par mois, vous devrez trouver les fonds pour leurs prestations et charges sociales. Ces coûts s’additionnent plus rapidement que ne le pensent de nombreux propriétaires de petites entreprises. Ne vous mettez pas dans la position de devoir réduire la rémunération après l’embauche. Même si vous étiez généreux avec vos salaires et avantages initiaux, vos travailleurs se sentiront floués si vous les réduisez. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre un taux de roulement élevé, en particulier lors de leurs premières embauches.

Gardez un œil attentif sur les comptes débiteurs

Bien qu’il soit important de maîtriser les comptes fournisseurs, ils ne dictent pas la survie de l’entreprise comme le font les comptes clients. S’il n’y a pas d’argent qui entre, alors l’entreprise ne peut pas continuer à fonctionner. Chaque mois, examinez le pourcentage et le montant total des revenus impayés. En règle générale, pas plus de 10 à 15 % de vos comptes débiteurs ne devraient être en souffrance. Contactez ces clients chaque semaine. Ne les envoyez pas aux collections sur un coup de tête, surtout si vous souhaitez travailler avec eux à l’avenir. Mais vous ne pouvez pas non plus les laisser vous raidir.

Une solution consiste à instituer des pénalités de retard de paiement. Fixez des frais financiers mensuels de 1 % ou 2 % du capital. Si vous décidez de facturer 2 % sur des frais initiaux de 5 000 £, par exemple, vous ajouterez 100 £ à la facture chaque mois où elle n’est pas payée. Assurez-vous d’en informer vos clients à l’avance : non seulement c’est important sur le plan juridique, mais la menace de sanctions est souvent suffisante pour dissuader les mauvaises pratiques de paiement en premier lieu.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Les logiciels de comptabilité étaient autrefois d’un coût prohibitif pour de nombreuses petites entreprises, mais vous pouvez désormais accéder à un logiciel de comptabilité robuste moyennant des frais mensuels (voire gratuitement). Le logiciel de comptabilité est de plus en plus facile à utiliser et offre aux propriétaires de petites entreprises une tonne de fonctionnalités et de services, notamment pour le suivi des ventes, la budgétisation, la gestion des stocks, les états financiers, la paie et les taxes.

En plus d’automatiser les processus et de suivre et équilibrer avec précision vos livres, les logiciels de comptabilité basés sur le cloud peuvent souvent s’intégrer à de nombreux autres logiciels d’entreprise que vous utilisez. Le partage de données entre les applications peut réduire les erreurs et vous faire gagner du temps pour saisir manuellement les données dans votre logiciel de comptabilité. Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à visiter le site de comptable Forest.

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