Lors de l’organisation d’événements professionnels (séminaires, colloques, conférences, cocktails, soirées, conventions, etc.), le choix du lieu est crucial. Il sera en effet influencé par l’événement prévu, la région choisie, le budget… Cependant, c’est un facteur qui contribue beaucoup à la réussite de votre événement. La configuration de votre événement doit être agréable et représenter les valeurs de votre entreprise. Donc, vous devez faire attention et le prendre très au sérieux. Pour orienter votre recherche et comparer les sites, que vous le fassiez vous-même ou que vous utilisiez un moteur de recherche de sites, vous devrez lister vos besoins et définir vos critères.
Les critères de choix du lieu événementiel
Châteaux, centres de congrès, hôtels, villas, domaines, péniches, parcs naturels, salles de réunion, lieux atypiques… Vous avez le choix parmi un large éventail d’options en France et à l’étranger pour organiser vos événements professionnels. Vous devez définir le contenu et les objectifs de l’événement pour choisir le bon lieu pour accueillir vos collaborateurs. D’autres éléments essentiels doivent être identifiés pour vous aider à prendre des décisions :
-Durée de l’événement : Si votre séminaire dure plusieurs jours, vous devez tenir compte de sa capacité dans le lieu de séminaire choisi. Il doit pouvoir les accueillir pour la nuit, ou être situé à proximité des hébergements et des restaurants. Dans ce cas, un hôtel ou une maison d’hôtes est préférable. En revanche, si vous organisez une soirée ou une journée team building, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la recherche d’un espace de réception.
-Compétence : Le nombre de participants est le critère de base pour guider la recherche. L’échelle du lieu de l’événement doit pouvoir rassembler tout le personnel tout en offrant un espace adéquat et une circulation aisée. Vous devez penser que tous les invités peuvent s’asseoir dans la pièce.
-Budget : Votre budget limite évidemment les possibilités qui s’offrent à vous. Vous devez tenir compte de tous les coûts associés à votre événement afin d’allouer un budget précis pour la location de l’espace événementiel. Faites plusieurs devis pour comparer les devis. Le lieu vous propose des tarifs différents en fonction de vos besoins.
-Type d’événement : Le type d’événement que vous souhaitez organiser est un facteur déterminant dans le choix du lieu. Les réunions, conférences, groupes de travail, etc. nécessiteront un espace suffisant et bien aménagé pour s’asseoir et discuter. La capacité de la salle de réunion est un critère crucial. Pour une soirée, vous pouvez miser sur un lieu insolite qui impressionnera votre groupe, une salle suffisamment grande pour accueillir tout le monde dans une ambiance festive.
-Emplacement et accès : L’emplacement du lieu doit être déterminé à l’avance. Vous devrez tenir compte de l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, de l’accessibilité aux transports, de la localisation de l’installation par rapport à l’équipement et au centre d’activités choisis, etc. Vous pouvez choisir d’organiser vos activités à proximité du centre-ville ou au cœur d’un espace naturel unique et profiter de la tranquillité. Chaque possibilité offre de nombreux avantages.
Posez-vous les questions suivante pour trouver le lieu idéal
Une fois que vous avez déterminé le type de lieu qui semble être le mieux adapté à votre événement, vous voudrez envisager de développer une liste de contrôle des types de questions auxquelles l’organisateur doit répondre. Vous devez être au courant des équipements disponibles sur place afin de choisir parmi le lieu choisi.
L’entreprise dispose-t-elle de salles de réunion entièrement équipées (Wifi, tableau, vidéoprojecteur, prises, etc.) ?
Quelle est la capacité (assis et debout) ?
Quels sont les moyens de transport et de stockage ?
La chambre est-elle insonorisée ?
Ce lieu est-il conforme et dispose-t-il d’un accès PMR ?
Est-il prévu d’avoir un responsable technique le jour J ?
Y a-t-il un endroit où les clients peuvent se reposer ? vestiaire? un parking ?
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