L’externalisation du service de secrétariat est une pratique de plus en plus répandue dans les entreprises. Recourir aux services d’un télésecrétaire profite en effet beaucoup aux entrepreneurs. En plus d’une qualité de services équivalente à celle proposée par un secrétaire traditionnel, les avantages sont aussi d’ordre financier et organisationnel.
Flexibilité, temps, argent : les gains portés par l’externalisation du secrétariat
Les entrepreneurs sont chaque année de plus en plus nombreux à faire appel aux télésecrétaires. Cette méthode leur avantage en de nombreux points. Les entreprises peuvent :
— Gagner du temps et se concentrer sur leur cœur de métier. L’entrepreneur peut déléguer toutes les tâches inhérentes au domaine du secrétariat à son prestataire. Ces tâches, ce sont par exemple le classement des dossiers de toutes sortes, la gestion des appels entrants et sortants, la gestion de l’agenda et des rendez-vous ainsi que du courrier.
— Profiter des services d’un secrétaire qualifié tout en évitant les démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié. Le télésecrétaire est tout aussi compétent qu’un secrétaire en interne. D’ailleurs, il est tout à fait possible de faire appel à un service de secrétariat plus spécifique. Le service de télésecrétariat médical est par exemple dédié aux professionnels de santé. Le télésecrétaire sera dans ce cas, en charge de gérer les appels des patients et d’organiser le planning des rendez-vous du médecin.
— Avoir le contrôle total sur les coûts de la prestation. L’entrepreneur rémunère le prestataire non pas en fonction des heures travaillées, mais selon le travail réalisé. Le télésecrétaire n’étant pas salarié en interne, l’entrepreneur ne paie aucune charge sociale. Il n’a pas à gérer les congés payés, les congés maladies, les indemnités de précarité et les TVA entre autres.
— Éviter de s’engager sur la durée. L’entrepreneur peut rompre la collaboration dès qu’il le souhaite.
— Avoir un secrétaire qualifié à disposition aux heures souhaitées. Le télésecrétaire peut, ne pas travailler tous les jours et à des heures fixes comme le ferait une secrétaire interne. Tout dépend des besoins de l’entrepreneur qui a recours à ses services. Les horaires de travail peuvent, selon les cas, aller de quelques heures par jour à tous les jours de la semaine.
Externalisation du secrétariat : à qui s’adresse cette solution ?
Tous les entrepreneurs, quel que soit le secteur d’activité, peuvent faire appel à un télésecrétaire. L’externalisation constitue néanmoins la solution idéale pour certains entrepreneurs qui :
— Doivent faire face à un surcroît temporaire d’activité ;
— Doivent pallier le remplacement d’un salarié parti en congé ;
— Ne disposent pas encore des ressources financières nécessaires pour embaucher un salarié ;
— Ne disposent pas d’un volume de travail suffisant pour justifier le recrutement à temps plein d’un secrétaire interne.
Le recours à un télésecrétaire permet ainsi à ces profils d’entrepreneurs de profiter des compétences d’un secrétaire tout en minimisant les coûts.
Pour que l’externalisation du service de secrétariat soit avantageuse, il est primordial de bien choisir son prestataire. Orientez-vous idéalement vers des plateformes disposant déjà d’une bonne renommée. Les prestataires offshore disposant d’un site Internet sont à privilégier.